O fim do dia chegou e com ele uma das tarefas mais importantes para qualquer lojista: o fechamento de caixa. 

Se você é um comerciante ou gerente de loja, sabe bem a importância desse processo, não é verdade?

Mas, será que está fazendo da maneira mais eficiente possível? Essa é uma boa pergunta porque afeta a produtividade e as finanças do negócio.

Nos próximos tópicos, descubra sobre esse tema e veja algumas dicas que otimizam o processo.

Mas, antes: o que é fechamento de caixa, na prática?

Antes de mergulharmos nos detalhes, vamos entender o básico. 

O fechamento de caixa é o processo de contabilizar todas as entradas e saídas de dinheiro da sua loja durante um período específico, geralmente um dia. 

É como fazer um balanço diário do seu negócio, garantindo que tudo esteja em ordem e que os números batam.

E por que é tão importante? 

Bem, imagine dirigir um carro sem olhar para o velocímetro ou o medidor de combustível. Arriscado, não acha?

Assim como dirigir às cegas não é recomendado, o fechamento de caixa é indicado porque mostra exatamente como sua loja está performando financeiramente.

Então, como se faz o fechamento de caixa?

Veja esse passo a passo simples, que geralmente acontece nas empresas!

• Contagem física do dinheiro em espécie;
• Conferência das transações feitas com cartões de crédito e débito;
• Checagem de outros meios de pagamento, tais quais, PIX;
• Registro de despesas de todas as saídas de dinheiro do caixa, até o troco;
• Conferência com o sistema de ponto de venda (PDV);
• Registro de discrepâncias para investigação posterior;
• Emissão de relatório detalhado do movimento do dia;
• Preparação do fundo de caixa para o dia seguinte.

Seja qual for o porte ou segmento da sua empresa, possivelmente, é assim que a contabilidade diária é feita. No entanto, tem como melhorar esse processo!

Um fechamento de caixa mais eficiente!

Considere estas dicas na busca por agilidade, otimização de tempo e diminuição de erros.

• Use um sistema de PDV confiável;
• Estabeleça uma rotina, sempre no mesmo horário e seguindo os mesmos passos;
• Treine sua equipe e certifique-se de que todos saibam como fazer corretamente;
• Mantenha a organização durante o dia para facilitar o fechamento;
• Faça conferências periódicas e identifique os problemas antecipadamente.

Ou seja, pequenas mudanças de hábitos e atos agregam valor à operação, tornando a área financeira menos burocrática e mais eficiente.

As principais dúvidas sobre o fechamento de caixa

O texto até aqui foi bastante objetivo: vimos o conceito e como realizar! No entanto, pode ser que você tenha alguma dúvida, o que é comum de acontecer. Veja a seguir.

O que acontece quando falta dinheiro no caixa?

Essa é uma situação que nenhum lojista quer enfrentar, mas pode acontecer. Quando há uma diferença negativa no caixa é preciso agir rapidamente:

• Verifique novamente: um simples erro de contagem pode ser o culpado;
• Revise as transações em busca de erros de registro;
• Certifique-se de que todas as saídas de dinheiro foram registradas;
• Converse com os funcionários para entender se houve algum engano;

Se após todas as verificações ainda houver falta, registre detalhadamente, tome medidas preventivas e use-as como aprendizado.

Em todos esses momentos, lembre-se que transparência é fundamental. Se houver diferença significativa, talvez seja preciso reportar à gerência ou até mesmo às autoridades.

Quais as consequências de um fechamento de caixa incorreto?

Fazer essa ação de forma incorreta pode trazer sérias consequências para o seu negócio:

• Erros repetidos podem resultar em perdas significativas ao longo do tempo;
• Você pode tomar decisões baseadas em dados errados;
• Inconsistências podem levar a complicações com a Receita Federal;
• Erros frequentes podem gerar um ambiente de desconfiança entre funcionários;
• Sem um controle preciso, fica difícil planejar o futuro do negócio.

Portanto, qualquer errinho precisa ser considerado. É uma questão de centavos que traz problemas milionários, sabia?

O que é PDV no caixa?

PDV significa Ponto de Venda e no contexto do caixa refere-se ao sistema ou software usado para registrar as vendas e gerenciar o fluxo de caixa. Ele tem vários papéis:

• Registra automaticamente todas as transações;
• Gera relatórios detalhados de vendas;
• Facilita a conciliação entre vendas físicas e eletrônicas;
• Ajuda a identificar discrepâncias rapidamente;
• Integra-se com outros sistemas da loja, como controle de estoque.

Por isso, investir em um PDV de qualidade pode parecer caro inicialmente, mas os benefícios a longo prazo em termos de eficiência e precisão são inestimáveis.

Qual o último procedimento que se faz para fechar o caixa?

O último passo no fechamento de caixa é crucial e envolve algumas ações importantes:

• Emissão do relatório completo do movimento do dia;
• Arquivamento de comprovantes e notas fiscais;
• Preparação do fundo de caixa para o próximo dia;
• Depósito ou guarda do excedente em local seguro;
• Fechamento do sistema de PDV;
• Registro de observações e ocorrências relevantes;
• Assinatura do responsável pelo fechamento.

Isso mostra porque o último procedimento é tão importante quanto o primeiro. É neste momento que você garante que tudo está em ordem para o próximo dia de trabalho.

Qual a relação do crediário com o fechamento de caixa?

O crediário é uma forma de pagamento de compras que atrai e fideliza muitos consumidores. Por isso, é uma alternativa viável no comércio atual.

Os clientes podem optar por essa opção sem precisar usar o limite do cartão de crédito, por exemplo, entre outras facilidades.

Além disso, quando o crediário possui um sistema completo, como é na Tidas, ele não apenas simplifica o fechamento de caixa, mas torna a gestão financeira mais eficiente.

Isso permite que os lojistas foquem mais em estratégias de crescimento do negócio e menos em processos administrativos complexos.

Mas, como ter uma melhor gestão financeira com o crediário Tidas?

Há quem pense que o crediário adiciona uma camada extra de complexidade ao fechamento de caixa. Porém, isso não é verdade.

Especialmente quando se usa as estratégias certas:

• Vendas a crédito separadas das vendas à vista no seu registro;
• Conciliação diária com os pagamentos recebidos de parcelas do crediário;
• Monitoramento de perto os clientes em atraso;
• Sistema que integre o crediário ao seu PDV para facilitar o controle;
• Relatórios específicos e separados para as operações de crediário.

É por isso que a Tidas é uma referência nesse assunto. Com ela, os desafios de gerenciar um crediário se tornam oportunidades ao tornar o fechamento de caixa mais simples!

Na Tidas, o crediário é integrado ao seu fluxo de caixa porque ela entende os desafios que os lojistas enfrentam, especialmente em períodos de alto fluxo.

Fale com um dos especialistas e tenha um sistema de crediário que torna a sua gestão financeira mais eficiente e transparente: